3/3 Orange

Ήρθα για πρώτη φορά σε επαφή με τον Mach5 Mailer όταν χρειάστηκε να στείλω ένα newsletter σε μορφή HTML σε ένα πλήθος ηλεκτρονικών διευθύνσεων. Στην αρχή εντυπωσιάστηκα με την ευκολία και τη ταχύτητα του προγράμματος. Εγκατέστησα το Mach5 Mailer στον υπολογιστή του γραφείου μου, φόρτωσα μια λίστα διευθύνσεων σε μορφή αρχείου Excel και έστείλα το newsletter σε εκατοντάδες αποδέκτες με ένα μόνο κλικ. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε κι εσείς, αν είστε στο γραφείο σας. Αν είστε στο σπίτι, θα χρειαστεί να έχετε static ip, αρκετή υπομονή και τα στοιχεία κάποιου SMTP Server.

SMTP server ονομάζουμε τον διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Σε αντίθεση με την πλήρη έκδοση, στη δωρεάν (free) έκδοση του προγράμματος δεν συμπεριλαμβάνεται SMTP server. Αν είστε στο γραφείο, το πρόγραμμα θα βρει αυτόματα τον SMTP server που χρησιμοποιεί η εταιρία σας και δε θα χρειαστεί να ασχοληθείτε με αυτό.

Αν είστε στο σπίτι, θα πρέπει να εισάγετε τα στοιχεία κάποιου SMTP server. Αν έχετε π.χ. e-mail account στη Google (σας έδειξα πως σε προηγούμενο οδηγό), θα εισάγετε τα στοιχεία που ακολουθούν:

SMTP server: smtp.gmail.com
Login name: η διεύθυνση του e-mail σας στη Gmail
Password: ο κωδικός που χρησιμοποιείτε για το e-mail σας

Server settings:
Χρησιμοποιήστε το port 465 για SSL ή το Port 587 για TLS

Authentication method:
Password/ESMTP

Πως να στήσετε τον δικό σας e-mail server

Εναλλακτικά, μπορείτε να στήσετε τον δικό σας e-mail Server με την προυπόθεση ότι έχετε static ip. Απ’ όσο γνωρίζω υπηρεσίες ADSL Static διετίθενται από πολλούς internet providers με κάποιο σταθερό μηνιαίο κόστος. Αν έχετε static ip, σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε τον ArGoSoft Mail Server. Το πρόγραμμα διατίθεται δωρεάν από αυτή τη διεύθυνση και συνεργάζετε άψογα με τον Mach5 Mailer.

Τι να προσέξετε

1. Αφού εγκαταστήσετε το ArGoSoft Mail Server, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του προγράμματος που θα βρείτε στην επιφάνεια εργασίας. Όταν εμφανιστεί το μπλε εικονίδιο στο tray κάντε δεξί κλικ επάνω του και επιλέξτε Options.
2. Στη καρτέλα General, κάντε auto-detect τον DNS server κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο checkbox. Βεβαιωθείτε ότι είναι τσεκαρισμένη η επιλογή Allow Relay.
3. Επιλέξτε την καρτέλα Ports και αλλάξτε την τιμή του SMTP σε 587.
4. Στην καρτέλα SMTP Authentication τσεκάρετε την επιλογή Enable SMTP Authentication. Συμπληρώστε τα στοιχεία SMTP Username and Password.
5. Για να τερματίσετε τον ArGoSoft Mail Server, κάντε δεξί κλικ επάνω στο μπλε εικονίδιο του tray και επιλέξτε Exit. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του προγράμματος που θα βρείτε στην επιφάνεια εργασίας για επανεκίνηση.
6. Ο Mail Server είναι έτοιμος! Ανοίξτε τώρα το Mach5 Mailer για να ορίσετε τα στοιχεία του SMTP:

smtp server: 127.0.0.1
login name: To SMTP Username που ορίσατε στον ArGoSoft Mail Server
password: Το SMTP Password που ορίσατε στον ArGoSoft Mail Server

Authentication method:
Password/ESMTP

Η λύση του της αποστολής από τον δικό σας mail server, σας εξασφαλίζει ότι κάθε e-mail που στέλνετε, φτάνει με επιτυχία στο mailbox του παραλήπτη του. Τα περισσότερα μηνύματα που δεν έρχονται από static ip, δεν έχουν κάποιο domain συσχετισμένο με την ip ή δεν έχουν κάποιο dedicated mail server να “τρέχει” σε αυτή την ip “κόβοντε” και δεν φτάνουν ποτέ στον προορισμό τους.

To Mach5 Mailer στην πράξη

1. Ανοίξτε το Mach5 Mailer. Επιλέξτε “Create a new e-mail merge”.
2. Επιλέξτε “Data Source“. Για τις ανάγκες του παραδείγματος, επιλέγουμε “Use text-based data source”. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε αρχεία βάσεων δεδομένων (.mdb), λογιστικών φύλλων (.xls) και άλλα.
3. Επιλέξτε το αρχείο .csv και αλλάξτε την τιμή Delimeter σε “;” . Αποεπιλέξτε την επιλογή “Use first row as header”. Πατήστε Next.
4. Επιλέξτε το πρώτο field. Πατήστε Next.
5. Συμπληρώστε τα στοιχεία σας. Μη χρησιμοποιήσετε ψευδή στοιχεία. Πατήστε Next.
6. Για default merge encoding θα χρησιμοποιήσετε την default τιμή: “Greek (Windows)”. Πατήστε Finish.

Αυτή είναι η οθόνη που θα δείτε στον υπολογιστή σας.

Κάντε κλικ στην καρτέλα “Plain”, στο κάτω μέρος της οθόνης σας, για να γράψετε το κείμενο που θέλετε να στείλετε. Υπάρχει και η επιλογή “HTML” για HTML σελίδες. Πατώντας “Preview” θα δείτε την τελική μορφή του μηνύματος.

Πατήστε Mail > Send Mail από το μενού επιλογών. Οκ, message sent.(Πείτε μου, δε νοιώθετε λίγο σαν hacker με τόσα πολλά παράθυρα να εναλλάσονται αυτόματα στην οθόνη σας; :) )

Περιορισμοί

Όπως ήδη ανέφερα, η δωρεάν έκδοση του Mach5 Mailer δεν περιέχει κάποιον SMTP Server. Επιπλέον, σας εμποδίζει να στείλετε e-mail σε περισσότερους από 204 χρήστες κάθε φορά. Αν βρίσκετε τον τελευταίο περιορισμό απαγορευτικό, τότε σας συμβουλεύω να αγοράσετε την πλήρη έκδοση.

Technorati Tags: ArGoSoft Mail Server, Gmail SMTP, Mach5 Mailer, mass email software, send bulk email, send newsletters, setup mail server